Должностная инструкция менеджера по продажам

Как разделить отдел продаж

Как делится оргструктура в ОП? Существует несколько принципов деления:

1. Деление по конечному продукту. Создается три группы менеджеров:

• хантеры – у них конечный продукт это квалифицированный лид (заявка от клиента, которая соответствует критериям вашей целевой аудитории);
• клоузеры – зона ответственности новые клиенты со средним чеком или с комплексностью на клиента (это количество в среднем проданной ассортиментной матрицы на одного клиента);
• фермеры – отвечают за долю в клиенте в cross-sale и up-sale продажах, а также за комплексность на клиента. Стараются максимально увеличить долю товара компании в обороте покупателя.

1. По региональному принципу. Такой вид деления используется в компаниях, которые работают по системе торговых представителей. Если клиенты находятся в разных регионах и важным моментом продаж являются встречи, то выбирают этот принцип оргструктуры. И на каждый район/территорию выделяются отдельные сотрудники.
2. Деление по видам продукта в зависимости от длины сделки (транзакционные и экспертные). Транзакционные – это продукты, которые быстро продаются. Например, запчасти для спецтехники. А в качестве экспертного продукта может выступать сама спецтехника, которая продается долго и требует экспертного сопровождения. Так как эти процессы продаж сильно отличаются, в таких компаниях отдел продаж делят на два отдела – транзакционных и экспертных продаж.
3. По целевой аудитории (крупные, энтерпрайз, сегменты средний и малый бизнес, B2G – госкомпании, а также сети и дистрибьюторы). В зависимости от того, к какому сегменту принадлежит клиент, процесс продаж происходит по-разному – у каждого есть своя специфика. Поэтому нужно выделить менеджеров для работы отдельно с каждой ЦА.
4. По каналам привлечения клиентов/каналам продаж (розница онлайн и офлайн, интернет-продажи и розница). Под каждое направление должны быть выделены отдельные сотрудники, так как различные бизнес-процессы требуют разных навыков продаж.

Менеджер продажам функции

Если вы будете притворяться, что работаете, мы не будем притворяться, что вам платим.

В целом неплохо, если сотрудник, который выполняет стандарты компании по заполнению необходимых документов, и обеспечивает высокую напряженность работы, большое количество звонков и встреч, выполняет и перевыполняет нормативы по интенсивности коммерческой работы, может обрести некий бонус к своему окладу, даже если у него в данном месяце не очень высокие результаты продаж.

И напротив, еще лучше, если сотрудник, который расслабился и за какой-то день не выполнил даже минимальных необходимых нормативов, получит этот день за свой счет по решению руководителя продаж. Причем совсем хорошо, если такое решение объявляется прямо на следующий день на утренней оперативке, чтобы все услышали, что не выполнять нормативы по фатально вредно для дохода.

Обязанности

У менеджера по продажам есть четкое описание круга обязанностей. Они изложены в должностной инструкции. Прежде всего, такой специалист должен:

1. Наращивать объемы продаж во вверенном ему секторе предприятия.
2. Искать и привлекать новую клиентуру (обрабатывать входящие заявки, вести деловые переговоры и заключать договора).
3. Поддерживать добропорядочные и взаимовыгодные отношения с уже имеющимися клиентами.
4. Вести подробную отчетность о работе с текущей клиентурой и новенькими.
5. Давать консультации, касающиеся ассортимента реализуемых товаров и их характеристик.

Это среднестатистический, базовый набор функций, которые выполняет каждый менеджер, независимо от сферы его деятельности. Кроме перечисленного, в обязанности могут вменить:

• Принимать товар и помогать выкладывать его на полки или витрины в торговом зале.
• Проводить презентации по новой продукции, а также по розыгрышам и акциям компании.
• Участвовать в выставках.

Навыки и личностные качества

Для менеджера по продажам очень важна коммуникабельность. Необходимо обладать особым умением вести диалог так, чтобы располагать человека к себе. Разумеется, это не всегда удается, так как все люди разные.

Вместе с тем хороший специалист находит общий язык с любым человеком, который изъявил готовность приобрести товар. Поэтому особую ценность имеют способность убеждать и грамотная речь.

Кроме общения с клиентами, работа сейлз-менеджера включает в себя множество других задач. Он должен собирать информацию, пополнять базы данных, заниматься аналитикой, составлять договора, оформлять первичную документацию и так далее. Чтобы все успевать, специалисту потребуются навыки четкого планирования рабочего дня. Обучиться тайм-менеджменту можно на специальных курсах. Очень много ценных рекомендаций, касающихся организации времени, есть в свободном доступе.

Менеджер-продавец должен быть целеустремленным и ориентированным на результат, активным и глубоко заинтересованным в качестве своей работы. Помимо этого, ему следует быть готовым к постоянному обучению и повышению своего квалификационного уровня.

Так как клиент не всегда точно знает, что ему надо, важно уметь подбирать подход к каждому из них. Поэтому большим преимуществом будет креативность

Что требует работодатель

По отзывам, чаще всего работодатели хотят видеть в резюме и слышать на собеседовании от соискателя должности менеджера по продажам информацию о наличии:

• высшего образования (допускается неоконченное);
• гражданства РФ;
• навыков работы с ПК, офисными программами, 1С и электронными каталогами на уровне уверенного пользователя;
• опыта в активных продажах.

Некоторые руководители дополнительно требуют, чтобы у потенциального менеджера были:

• водительские права категории В;
• личный автомобиль;
• опыт в оформлении самых распространенных документов (договор, счет, акт-фактура, накладная и так далее).

На внешность работодатель тоже обращает внимание. Конечно, соответствовать модельным параметрам вовсе не обязательно

А вот иметь приятный и опрятный вид очень желательно.

Регулярно проводить встречи один на один с сотрудниками

Удивительно, но этот простой инструмент не использует, как мне кажется, 90% наших руководителей, не использовал их и я. При этом он обладает огромной силой. Можно узнать, как дела у сотрудника, дать обратную связь по его работе, выявить тех, кто хочет покинуть компанию из-за отсутствия мотивации и многое другое.

Впервые я узнал о нем из книги Энди Гроува «Выскоэффективный менеджмент». На этих встречах вы даете обратную связь коллегам, а они рассказывают о том, чем занимаются и что их волнует.

Есть несколько правил, которые помогут сделать встречи максимально эффективными. Что можно сделать:

проводить их не реже двух раз в месяц (рекомендую в конце предыдущего и в середине текущего, чтобы обсудить результаты прошедшего месяца и ситуацию на данный момент);

обсудить результаты предыдущего (важно начать именно с этого, чтобы сбить спесь с тех, кто не выполнил план в прошлом месяце);

обсудить воронку (чтобы понять ожидания по этому месяцу);

если она плохая, обсудить активность (встречи, звонки. Это на самый крайний случай, потому что сейлзы не любят такое обсуждать, но если воронка слабая, у вас нет вариантов

Вы ведь, конечно, трекаете число звонков и встреч у менеджеров, верно? Если нет, начните это делать).

Обычно продавцы любят придумывать различные отмазки, если у них не все хорошо с продажами или с воронкой. Поэтому рекомендую задавать два вопроса:

• Сколько новых потенциальных сделок ты добавил с последней нашей встречи?
• Сколько сделок сдвинулись по воронке с момента нашей последней встречи?

Если ответы вас не устраивают несколько месяцев подряд, то не стоит держать сотрудника. Как начать? Написать письмо коллегам. Вот пример письма от Школы менеджеров «Стратоплан».

При этом, если у вас нет таких встреч с вашим руководителем, то очень советую их организовать, чтобы быть в курсе фидбека по своей работе, а не узнать о том, что вами недовольны, когда придете за прибавкой или просьбой о повышении.

II. Должностные обязанности

Менеджер по продажам:

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.
2. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.
3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
4. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
5. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
6. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.
7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).
8. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
9. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр.
10. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.
11. Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).
12. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
13. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
14. Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.
15. Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.
16. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно- правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
17. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
18. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.
19. Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.
20. Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.
21. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

С какими проблемами сталкиваются руководители при постановке задач

Грамотно поставить цель задача не из простых, непосредственно начать
необходимо с составления чек-листа и определиться с задачей, а уже после
планировать ход ее решения. Итак, рассмотрим основные ошибки, которые возникают
у руководителей при постановке задач.

• Неправильное распределение ролей
• Растянутые сроки выполнения задачи
• Действия и результаты выполнения цели неконкретны

Для избегания ошибок в построении цели
необходимо придерживаться не только составленным чек-листом, но и организацией
управления персонала и их рабочего процесса.

Чтобы разобраться,как эффективно прописывать цели мы рассмотрим схемы постановки задач.

Контролируем заполнение CRM

Довольно обидно платить за инструмент, но использовать его в лучшем случае наполовину. Это в полной мере относится и к CRM-системам — многие ленятся заполнять все нужные поля по сделке. Поэтому стоит проанализировать, какая информация принципиально важна, и решить, какие поля обязательны к заполнению.

Например, наш сейлз должен обязательно заполнять такие данные по клиенту:

• сайт;
• бюджет;
• CRM-системы, которые использует клиент;
• источник лида — например, за счёт интеграции с Ringostat данные об источнике звонка, канале, кампании и ключевом слове подтягиваются автоматически.

Это можно проверять вручную, но у нас такой процесс автоматизирован: несколько десятков критериев позволяют определить, что CRM ведётся некорректно. Мы создаём в CRM фильтры pipedrive, которые находят такие ошибки, и выгружаем статистику по сотрудникам. Этот документ видит каждый менеджер.

Пример такой выгрузки:

Вместо имён мы используем ники. Это удобно: мы входим в группу компаний, где работает около 500 человек, среди которых много людей с одинаковыми именами. Когда у человека уникальный ник, проще понять, какая именно Алёна о чём-то спрашивает. К тому же ник среди такого количества людей запомнить проще, чем имя и фамилию

Например, на скрине выше видим, что у сотрудника в работе 49 сделок без задач. Это значит, что по ним он ничего не делает: например, не связывался с клиентами или от менеджера требуется какое-то действие, а он завис. Этот документ позволяет руководителю быстро заметить, у кого есть проблемы, и помочь решить их.

За ведение CRM и соблюдение регламентов работы даём дополнительный бонус. Его может получить менеджер отдела продаж на любой позиции — при условии, что он выполняет план.

Чтобы сотрудникам было удобнее следить за недочётами, на их почту автоматически приходит соответствующее письмо.

Базовые навыки и личные качества

Начнем с определения.

Работа такого сотрудника довольно многогранна. Поэтому в двух словах рассказать, чем он занимается, не получится. Но вот та основа, которая нужна каждому продажнику:

1. Знание продукта, понимание его ценности для покупателя, сильных и слабых сторон.
2. Умение слушать покупателя и решать его проблему через продукт или услугу своей компании.
3. Грамотная речь и способность говорить с разными людьми на любые темы. При необходимости вы должны уметь говорить часами, как диджей на радио или ведущий телешоу.
4. Умение презентовать себя и продукт при личной встрече и в телефонном разговоре.
5. Умение делать расчеты или хотя бы понимать, из чего формируется стоимость продукта и как можно на нее повлиять.
6. Знание техник продаж может стать вашим преимуществом на собеседовании и в работе.
7. Уверенное владение компьютером и быстрая обучаемость работе в разных программах. Сейчас в крупных компаниях часто используют CRM-системы, таск-менеджеры и другие программы и сервисы.

Какие личные качества вам пригодятся:

• коммуникабельность;
• умение хорошо одеваться и ухаживать за собой;
• приятный голос, умение управлять им;
• стрессоустойчивость, т. к. работа с людьми очень энергозатратна, вам обязательно встретятся зануды, грубияны, неадекваты и прочие интересные персонажи, с которыми придется общаться;
• амбициозность и смелость, иначе в продажах вы далеко не уедете;
• аналитическое мышление.

Эдакий супермен-обаяшка получается по описанию. И примерно так оно и есть. Но все же самое главное – это знание продукта и желание помочь клиенту. А все остальное можно приобрести в процессе работы.

Основные обязанности специалиста

Вполне очевидным является тот факт, что обязанности определяются исключительно особенностями предприятия и его направлением деятельности. В тоже время, есть ряд обязательств, которые должен исполнять каждый менеджер, который занимается продажами. Стандартный список выглядит так:

• Специалист данного формата обязан осуществлять процесс увеличения продаж в четко определенном секторе. Как правило, в крупных компаниях формируется необходимость разделения территории на сектора, после чего, на каждый сектор устанавливается свой менеджер;
• Если речь идет о менеджере, который осуществляет руководство отделением, то в данном случае, перед ним ставится цель общего увеличения продаж. При этом, специалист берет на себя обязательства по контролю за деятельностью остальных специалистов, которые работают в его отделе. Осуществление руководящей деятельности в данном случае также является обязательством специалиста. Он осуществляет проработку требований к соискателям, осуществляет контроль выполнения поставленных задач, производит определенные тренинги, мотивирует, в определенных случаях премирует своих сотрудников, с целью получения максимальной эффективности их деятельности;
• Также специалисты по продажам осуществляют все действия, которые направлены на привлечение новых клиентов. В обязательном порядке производится процесс активного поиска тех клиентов, которые смогли бы осуществлять закупку товаров или же услуг. После чего, специалисты осуществляют процесс ведения переговоров и в рамках своих полномочий предоставляют условия сотрудничества, скидки, возможность приобретения товаров по акции. На основании договоренности составляются типовые договора, которые могут быть заключены сразу же после составления менеджером;
• С клиентами, которые уже работают с компанией, менеджер постоянно обязан поддерживать контакты, при этом, в обязательном порядке осуществляется деятельность, которая касается непосредственно вопроса активизации клиентов к новым закупкам. В рамках своих полномочий специалист может предоставлять уже постоянным клиентам определенные скидки. Презентовать новые товары, встречаться для проведения компании по предоставлению новых преимуществ уже используемых товаров и пр. То есть, осуществляются все необходимые действия для того, чтобы клиент осуществлял постоянные закупки у компании, и не переходил к конкурентам;
• В процессе осуществления своей деятельности специалисты по продажам обязательно осуществляют процедуру ведения отчетности. Во-первых, фиксируются все взаимодействия с теми клиентами, которые считаются постоянными и формируется отчетность о проведенной работе по презентации новых товаров, по предоставлению условий выгодных оптовых приобретений и пр. Во-вторых, осуществляется предоставление отчетности о проведенной работе, которая касается в первую очередь поиска новых клиентов и заключения с ними договоров. Обязательно осуществляется предоставление исследовательских данных, которые определяют увеличение или же снижение уровня продаж в четко установленном сегменте;
• Осуществлять процесс исследования действий конкурентов, их товаров, услуг или же преимуществ, которые они предоставляют, с целью разработки собственной стратегии увеличения продаж, которая была бы более привлекательной и интересной для потенциальных клиентов;
• Осуществляется изучение и анализ целевой аудитории, чтобы осуществить проработку планов, которые смогли бы стать основой весьма интенсивного увеличения объема продаж, с учетом тех потребностей, которые сформированы обществом;
• Специалист обязан производить своеобразное консультирование магазинов или же супермаркетов по особенностям грамотной выкладки товаров, о технических параметрах товаров или же услуг, по ассортименту, качеству и особенностям товаров;
• Менеджер осуществляет взаимодействие с руководством, предоставляя ему информацию, на основании которой могут быть составлены новые планы по развитию предприятия, а также новые проекты популяризации предложений.

Таким образом, мы видим, что список обязательств специалистов данного формата может быть весьма внушительным. Самое главное, чтобы в процессе их составления были учтены все нюансы работы предприятия, а также необходимость развития в сфере продаж. Только тогда, перед специалистом будут выстроены грамотные цели, исполнение которых сможет стать неоспоримой основой продвижения предлагаемых услуг или же товаров.

Основной список функций менеджера, осуществляющего продажи

Как вы понимаете, список функций также напрямую зависит от того какую деятельность осуществляет предприятие, а также от проработанных стратегий развития. На основании четко поставленных функций, в дальнейшем можно будет правильно и грамотно определить все обязанности, которые должны исполнять специалисты в процессе реализации своей профессиональной деятельности. К основным функциям принято относить:

• Проведение анализа текущего состояния актуальности товаров. То есть, специалист анализирует уровень продаж, оценивает возможности и перспективы развития, рассматривает территории отсутствия распространения товара. И на основании полученной информации осуществляется проработка плана действий, который направлен в первую очередь на существенное повышение уровня получаемого дохода;
• Осуществляется процесс выбора мероприятий, которые смогли бы стать неоспоримой основой привлечения внимания клиентов. Причем выбираются мероприятия стандартного характера, которые не требуют существенных расходов. Например, специалист, на основании произведенного анализа прорабатывает тактику выкладки товара в торговых залах, с целью получения еще более значительной актуальности среди потенциальных клиентов;
• Устанавливается необходимость осуществлять основную деятельность в сфере расширения клиентской базы. Профессионал осуществляет процесс встречи с различными представителями компаний и организаций, презентует свой товар, предлагает варианты сотрудничества, осуществляет подписание договорных отношений;
• Очень важным моментом работы специалиста считается проведение различных презентаций и тренингов, которые позволяют ознакомить персонал магазинов, супермаркетов или же специализированных центров с методиками общения с клиентом. Такие действия производятся, чтобы существенно повышать актуальность товаров или же услуг, на основании раскрытия преимуществ и достоинств предложения;
• Менеджер осуществляет проработку планов, которые касаются возможности участия в своеобразных выставках товара, с целью максимально грамотного представления своего предложения с учетом его актуальных потребительских свойств и качеств.

Вот основные функции, которые имеют существенное значение в процессе определения обязанностей, которые возникают по данной должности. Как правило, функции не указываются в инструкции, но на их основании составляется полноценный список тех обязательств, которые берет на себя специалист после подписания соглашения трудового характера.

Цели

Основные обязанности сейл-менеджера таковы:

• организация и ведение продаж;
• планирование и осуществление аналитической работы;
• обеспечение самих продаж;
• контроль отгрузки товара, расчет с клиентами и т. д.

Исходя из этого, перед специалистом ставятся цели, выполнение которых – основное условие его служебного соответствия. Цели всегда начинаются с глаголов: например, увеличить приток новых клиентов, расширить клиентскую базу, повысить эффективность пассивных продаж, найти новые инструменты привлечения клиентов, предложить возможности выгодных бизнес-коллабораций и т. д.

Резюмируем

Для системной работы над сделками важно снабдить отдел удобными инструментами. Это CRM, постановщик задач, облачная АТС и программы для связи, сервисы для персонализированных рассылок и отслеживания открытий писем

Также советуем использовать программы для быстрого поиска контактов и лидов.

Контролируйте пропущенные звонки. Лучше интегрировать телефонию и CRM, чтобы в последней автоматически создавались сделки по факту упущенных вызовов. Будет полезно настроить чатбот, который будет сбрасывать в чат отдела сообщения о таких звонках.

Выявляйте потребности клиентов. Нам в этом помогает собственный софт, который ещё до ответа на звонок показывает, по какому запросу пришёл клиент и чем он интересовался на сайте. При отсутствии такого инструмента задавайте наводящие вопросы, чтобы точно попадать в потребности заказчиков.

Составьте стандарты работы со сделками. Как минимум пропишите несколько стандартных сценариев разговора, и сформулируйте, как отвечать на популярные возражения клиентов. Так менеджерам не придётся импровизировать и, возможно, упускать клиентов. Да и обучать новичков на основе регламентов гораздо удобнее.

Периодически оценивайте работу менеджеров. Например, послушайте, как менеджер общался с клиентом. Спросите его мнение — какие плюсы и минусы он заметил сам у себя, что можно было бы улучшить. После этого составьте краткий план действий сотрудника по отработке недочётов.

Отслеживайте ведение CRM. Иначе менеджеры не будут заполнять и половины важных полей в системе. Лучше создать отдельный регламент по работе с CRM и контролировать, не допускают ли сотрудники ошибок. Это можно делать вручную или настроить систему фильтров и автоматически выгружать статистику по недочётам.