Html и обычные шаблоны email-писем для рассылок

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Несколько популярных шаблонов

Использование фреймворка помогает значительно ускорить процесс создания письма и сделать его более доступным для разработчика, который только еще постигает азы создания веб-документов. Наиболее популярными шаблонами являются:

• Cerberus. Этот набор так называемых отзывчивых шаблонов позволяет создавать письма, нормально отображаемые как в мобильном приложении Gmail, так и в Outlook. Он позволяет использовать блоки HTML-кода либо по отдельности, либо объединяя их.
• Ink — это заготовка писем, рассылки которых практически универсальны и совместимы с любыми устройствами и клиентами.
• Really simple HTML email template. Шаблон позволяет создавать рассылочные письма очень просто и быстро. Правда, у них будет крайне простой дизайн в виде одного столбца, в котором заключен призыв к действию.

Шаблон #6: «Заброшенная Корзина»

 Зачем вам это нужно:

Если вы управляете проектом электронной коммерции, наверняка вам хорошо знакомы такие цифры:

В среднем 69% покупателей отказываются от товаров, положенных в корзину

Отказ обходится интернет-ритейлерам примерно в $ 260 млрд упущенной выгоды

Но есть способы вернуть некоторые из этих потенциальных продаж, и одна из самых эффективных тактик-это электронная рассылка о забытых в корзине товарах.

Опять же, нужно сегментировать список электронной почты.

Таким образом, когда кто – то кладет что – то в свою корзину, но не переходит к покупке – автоматически будут рассылаться письма напоминания.

И они действительно эффективны:

60% покупателей возвращаются, чтобы сделать покупку в течение 24 часов после получения персонализированных писем после отказа от выбранных товаров.

Но, важно! Главное, быстро запустить рассылку, пока товары все еще актуальны для покупателя. Первое – в течение часа после того, как кто-то оставил товары в корзине

Следующее письмо должно прийти примерно через 24 часа, а третье последнее письмо должно прийти через 3-5 дней после отказа

Первое – в течение часа после того, как кто-то оставил товары в корзине. Следующее письмо должно прийти примерно через 24 часа, а третье последнее письмо должно прийти через 3-5 дней после отказа.

Если вы оставляли товары в корзине и уходили с сайта, вероятно, что вы тоже получали такие письма – напоминания.

Возможно, вы замечали несколько вещей: обычно послания включают в себя что-то вроде “вернись!» — просьбу, изображение того, что вы оставили в корзине, и предложение скидки или бесплатной доставки.

Все эти элементы очень важны. Но! Чтобы сделать рассылку более эффективной, вы должны рассмотреть возможность показать дефицит предложения.

Взгляните на этот пример от компании Grove.

Обратите внимание, как они говорят: «корзина будет очищена через 3 дня»?

Понимание того, что предметы, которые покупатели зарезервировали, будут находиться в их корзине только в течение ограниченного времени, оказывает небольшое давление на принятие решения о покупке.

Другие эффективные тактики включают напоминания о низком запасе, такие как «осталось только 3!» или «возьми его, пока он не закончился!”»

Вот еще один пример замечательного письма-напоминания о брошенных в корзине товарах:

Talking Friends Shop поражает применением практически всех приемов сразу: они предлагают скидку, резервируют корзину всего на три дня, ссылаются непосредственно на страницу оформления заказа и даже спрашивают, почему клиент отказался от своей корзины в первую очередь.

• Делайте рассылку своевременно – первое письмо всегда должно быть отправлено в течение 24 часов
• Найдите способ легкого перехода из письма к брошенной корзине – пользователь должен нажать кнопку «Назад к оставленным товарам»
• Попробуйте предложить что-то за возврат — скидки, бесплатную доставку, покажите дефицит
• Добавьте фотографии брошенного в корзине предмета

Шаг 6. Собираем все вместе

Я исхожу из предположения, что на момент выполнения аналогичных действий на вашем сайте уже установлен

модуль “Почтовые инструменты”

 и в его настройках вы включили автоматическую обработку для всех исходящих писем.

Служебные письма

Когда у вас готова тема оформления и включен инлайнер, самое время сделать все письма с вашего сайта красивыми. Для этого необходимо во всех почтовых шаблонах выбрать вашу тему оформления.

На нашем сайте таких шаблонов оказалось 170 штук. Массового выбора темы оформления для всех служебных писем к сожалению нет.

Теперь можно проверить как будут выглядеть письма. Самое простое что я придумал — запросить восстановление пароля. Даже если у вас на сайте нет авторизации — это можно сделать открыв адрес /bitrix/, когда вы не авторизованы. В результате мне пришло вот такое письмо:

Проверяем, что все ссылки работают, и считаем что “задача-минимум” — выполнена!

Разовые рассылки

Следующее что я настроил — разовые почтовые рассылки. Процесс достаточно простой:

1. Создал рассылку “Семинары” и в качестве получателей указал группу подписчиков “Семинары”.
2. Создал выпуск этой рассылки с приглашением на семинар.

3. Вставил в него наш компонент, добавляющий темы оформления (шапки/подвалы). Подробнее об этой возможности в

   статье про модуль “Почтовые инструменты”

4. Наполнил выпуск текстом (рыбой)
5. Протестировал как выглядит такой выпуск в моем почтовом ящике
6. Сохранил полученный шаблон под названием “Приглашение на семинар”

Теперь можно передавать инструмент маркетологу!

Вишенка на торте — регулярные рассылки

Ставку сделали на то, что получатели либо изменят перечень рубрик, которые им интересны, либо отпишутся. Главное, чтобы никто не остался забытым 🙂

Регулярная рассылка делается так же, как и разовая, с одним НО: в текст выпуска добавляются несколько компонентов. При каждой следующей отправке они будут генерировать разный контент. В нашем случае это новые посты, новые работы в портфолио и новые события в живой ленте.

Сам компонент в 1С-Битрикс присутствует (news.list.mail), а вот шаблоны для него пришлось создать (на основе нашей верстки). В редакторе такая рассылка выглядит весьма скромно:

А вот в почтовом ящике намного интереснее:

Stripo

Плюсы:

• Удобный интерфейс – не будучи дизайнером, вы легко разберетесь в функционале: найдете блоки, загрузите картинки, вставите кнопки.
• Адаптивность – письмо не «съезжает» при просмотре со смартфона. Перед экспортом в рассыльщик вы сможете посмотреть, как оно выглядит в мобильной версии.
• Готовые шаблоны – их здесь +300. Пожалуй, это самый богатый сервис на готовые макеты. Грех не протестировать хоть один.
• Внутренний редактор – если не нравится картинка, которую хотите вставить в письмо, отредактируйте ее прямо в Stripo. Измените яркость или обрежьте фото.
• «Тяжелые» изображения – в Sripo можно загружать картинки до 2 МБ. Чтобы поставить изображение в письмо, не придется использовать сервисы, ужимающие вес картинки.
• Интеграция с Mailigen – готовое письмо в несколько кликов экспортируется в +30 почтовиков, включая нашу платформу.

Минусы:

• Нет блока RSS – если хотите автоматически подгружать контент с сайта, этот сервис вам не подойдет.
• Популярный сервис – Stripo классный, и им пользуются многие email-маркетологи. Но, как ни крути, набор инструментов у всех одинаковый, а значит письма конкурента могут оказаться похожими на ваши.

Пример:

Часть писем для своих клиентов команда Mailigen собирает в Stripo. С помощью этого сервиса мы сделали письма застройщику LEGENDA.

Письма с таким дизайном уходят покупателям Premium-квартир. Выглядит солидно и стильно. Черный фон, золотой шрифт в заголовках – это не просто прихоть нашего дизайнера. Оттенки в письме перекликаются с цветовой гаммой жилых комплексов, о которых мы говорим в рассылке.

Строгость, симметрия, гармония – все напоминает Ар деко в центральном парке Нью-Йорка. Именно в таком стиле построены дома LEGENDA – и дизайн письма этому соответствует.

MIME Multipart

Обычное текстовое письмо — это просто текст. HTML-письмо — это просто HTML. Большинство писем, которые вы посылаете и получаете — это MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions — многоцелевые расширения интернет-почты). Этот стандарт комбинирует текст и HTML, так что получатель сам решает, какой тип отображать.

Когда вы отправляете письмо, не важно транзакционное или для массовой рассылки, включайте туда и текстовую и HTML-версии. Даже если считаете, что в вашей базе все используют клиенты, поддерживающие HTML-шаблоны, все равно используйте и простой текст

Также замечу, что некоторые клиенты отображают простой текст как HTML; например, Gmail добавляет некоторые стили по умолчанию и превращает URL в гиперссылки. Большинство сервисов рассылок конструируют MIME самостоятельно, поэтому об этом не приходится думать. Некоторые из них также создают простую текстовую версию из вашего HTML.

Совет: Выберите пункт «Показать оригинал» из выпадающего меню в Gmail, чтобы увидеть полный MIME.

Шаг 1. Источники адресов для рассылки

Откуда брать список адресов для рассылки — личное дело каждого. Варианты бывают разные:

• все, кто явно подписался на вашу рассылку на сайте (или забыл снять галочку о согласии на подписку);
• все email-ы, которые так или иначе попали на ваш сайт или CRM;
• купленные базы адресов для спама.

Естественно, чем меньше человек ждет от Вас письма, тем больше вероятность того, что он нажмет кнопку “В спам”. Чем больше таких сигналов получают почтовые серверы, тем быстрее вы попадете в черные списки, и ваши письма вообще никто не увидит.

Мы выбрали такой сценарий: изначально считаем подписчиками всех, кто есть на сайте (~3 000 адресов). Если процент отписок будет низким (наша аудитория благосклонно отнеслась к рассылке), то добавим контакты из CRM (~2 000 адресов).

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2020 Директору ООО «Общество» Иванову И.И. 123456, Россия, Субъект РФ, ул. Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество». Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Правила написания жалобы президенту РФ

Требования к данной жалобе довольно просты. А именно:

1. Абсолютно исключено употребление в тексте жалобы ненормативной лексики, любого рода оскорблений или нецензурных слов. Впрочем, это общее правило для любых заявлений во властные инстанции и госорганизации. Если вы нарушите данное правило, ваша жалоба к рассмотрению принята не будет.
2. Адресат жалобы должен быть обозначен предельно четко — Президент РФ (а не какие-либо иные органы власти).
3. Не стоит писать жалобу по поводу рассмотрения судебных споров, ведь это направление никоим образом не контролируется законодательной и исполнительной властями.
4. В том случае, если письмо или электронное обращение к главе государства направлено от вас лично, то вы можете прикреплять к нему всевозможные документы и справки.
5. Объем текста жалобы не должен быть свыше двух тысяч знаков.
6. Обязательно внимательно проверьте ваш адрес на точность указания, иначе ответ может прийти не туда, куда нужно.
7. Также одним из требований является соблюдение норм и правил русского языка.

Как написать жалобу в Администрацию Президента РФ так, чтобы ее рассмотрели?

Этот процесс в адрес первого лица государства должен быть ориентированным на общепринятые нормы делового стиля, равно как и любые другие обращения в адрес государственных инстанций. Так что можно руководствоваться ими, если вы не нашли точного образца.

Разновидности деловых писем

Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:

• По предмету. Различают коммерческие и деловые письма. Первые обычно составляются от имени ЮЛ. Применяются при оформлении коммерческих сделок, заключении контрактов. Деловые письма нужны для решения управленческих, организационных и юридических вопросов.
• По цели составления. Различают информационные и рекламные письма. Первые нужны для информирования читателя о чем-либо, вторые – для стимулирования продаж.
• По функциям. Могут быть инициативными. Предполагается, что отправитель будет ждать от получателя письма какой-либо реакции (принятия решения, письменного ответа). Второй вид документа – письма-ответы.
• По адресату. Различают обычные (направляемые одному получателю) и циркулярные (получателей несколько).
• По форме. Могут быть электронными и обычными.
• По содержанию. Есть письма, в которых рассматривается только один вопрос. Но документ может содержать и сразу несколько вопросов.
• По структуре. Регламентируемые ГОСТ и составляемые в свободной форме.

Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Шаблон #3: e-mail рассылка «Сопровождение Продукта / Контента»

Зачем Вам Это Нужно:

Как и любые электронные письма, она обычно инициируется каким-либо событием (например, регистрация по электронной почте или отправка формы с сайта).

После этого события серия писем отправляется на основе указанных интересов, просмотра или истории покупок, или поисков.

Это блестящая система, которая способствовала невероятному успеху он-лайн рынка.

Этот путь копируется многими более мелкими предприятиями он-лайн продаж по всему миру.

Например, если вы управляете бутиком женской одежды, и кто-то отправляет свою электронную почту после первого посещения вашего сайта, вы можете начать с отправки им обзора продукта ваших бестселлеров за все время.

Но, поскольку пользователь продолжает просматривать ваш сайт в течение долгого времени и совершать покупки, вы можете начать отправлять им персонализированные рекомендации, основанные на их истории просмотра.

Вы можете сделать это, сегментируя свой список электронной почты на основе поведения пользователя

Если вы продаете on-line ассортимент товаров, неплохо отправлять рекомендации на основе персонализированной истории.

B2B, скорее всего, будет рассылать новости и сообщения – свои статьи, подборки лучших статей из сети  на основе интересов своей аудитории.

Пример от автора:

«Каждую неделю я отправляю еженедельный бюллетень, который содержит последние новости отрасли, а также любые сообщения в блоге, которые я написал за неделю.»

Даже если вы не создаете свой собственный контент, вы все равно можете использовать этот метод для сбора и отправки соответствующей информации и новостей своей аудитории.

Если ваш бизнес включает несколько сегментов рынка, вы можете настроить таргетинг контента на определенные сегменты в вашей базе подписчиков.

Например, если вы ведете страховой бизнес, вы можете отправлять отдельные электронные письма тем, кто проявил интерес к автострахованию, а не к дому, и наоборот.

• Сегментируйте свою аудиторию на основе поведения или конкретных интересов
• Установите график рассылки. Пользователи должны знать, когда ожидать от вас сообщений — каждую неделю или месяц
• Используйте тактику персонализации, например, имена в строках «от» и «отправить»
• Не включайте слишком много информации. Просмотрите основные моменты и используйте ссылки на любые более крупные или более глубокие части информации
• Следуйте за лидерами отрасли, чтобы найти самые актуальные новости

Образцы деловых писем

Чтобы лучше понимать, как правильно составлять и оформлять различные виды деловых писем, следует ознакомиться с примерами и образцами наиболее распространенной документации, применяемой в рамках деловой переписки.

Примеры благодарственного письма

Благодарственные письма реже всего имеют строгий регламент. В то же время, чтобы не придумывать новые формулировки, легче всего будет воспользоваться готовыми примерами благодарственного письма.

Шаблон гарантийных писем

Гарантийные письма практически всегда нуждаются в индивидуальной обработке — использовать готовые образцы без их адаптации под конкретную ситуацию не получится. Однако готовый шаблон гарантийных писем позволит значительно упростить ведение документооборота в компании.

Образец информационного письма

Информационные письма являются одними из самых разнообразных в деловой переписке. Многие современные компании в том числе позволяют себе отходить от правил ведения деловой документации в рамках таких писем. Однако в большинстве случаев все же рекомендуется соблюдение нейтрального тона и базовых принципов деловой переписки.

Пример письма-ответа

Письма-ответы составляются достаточно просто — в их тексте необходимо изложить полный, но максимально краткий и ответ на поставленные вопросы. Иногда, чтобы лучше понимать, как должна выглядеть подобная документация, лучше всего ознакомиться с образцом.

Шаблон письма-претензии

В случае составления претензии, необходимо, чтобы такая претензия точно соответствовала заключенному договору и требованиям действующего законодательства. При этом адресанту необходимо все равно соблюдать деловой тон и нейтральность в переписке.

Образец писем на английском в деловой переписке

Ведение деловой переписки на английском языке может быть достаточно сложным. Она предусматривает особые принципы и порядок составления письма, отличающийся от традиционных в русскоязычной среде. Поэтому лучше всего составлять подобные письма на базе образца.

Каким должен быть шаблон письма

При верстке документа, предназначенного для отправки корреспондентам, следует придерживаться следующих требований:

• Его следует сделать достаточно узким, т. е. по размерам оно должно не превышать диапазон 500-600 пикселей, что обеспечит корректное отображение текста и другого контента на устройствах любого типа.
• Нужно использовать достаточно крупный шрифт для всей текстовой информации, так как на iOS-устройствах HTML-письмо будет неудобно читать, если размер шрифта менее 13 пикселей.
• Элементы, по которым можно сделать клик, должны быть достаточно крупными и изолированными от ближайших ссылок. В таком случае адресат сможет легко их активировать с первой же попытки.

Инструменты

Вордпрессовский плагин e-Newsletter позволяет профессионально управлять рассылками и абонентами. Причем и то, и другое делается прямо через панель администратора WordPress. Это обстоятельство обеспечивает полный контроль и совершенно бесплатно, что не может не радовать.

Еще один простой инструмент — Bulletproof background images, представляющий собой простой инструмент, который позволяет получить код для фонового изображения создаваемых писем. С его помощью можно сделать корреспонденцию намного красивее. Для оформления письма просто следует указать URL понравившегося фонового изображения и его резервный цвет, а также должны ли эти параметры применяться ко всему телу HTML-письма или они предназначены только для одной из ячейки таблицы. В результате будет получен готовый код, который требуется скопировать и вставить в свой шаблон.

Теперь вы знаете, как отправить HTML-письмо. Его создание не представляет особой сложности, особенно если пользоваться готовыми шаблонами, в которых в Сети нет недостатка. Поэтому даже те, кто не имеет особых знаний, смогут легко справиться с этой задачей.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.
Использование сокращений и сленга

Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
Игнорирование приложений

В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Как доставить письмо до адресата

Отправлять официальные письма можно разными способами:

• Наиболее простой, быстрый и доступный: электронные средства связи. Единственный минус такого пути: послание может легко затеряться, попав, к примеру, в папку «спам». Поэтому этот вариант подходит только в тех случаях, если у отправителя уже существует прямой контакт с получателем (через личные встречи или телефонную связь).
• Второй способ, также востребованный, более надежный, но затратный по времени: отправка официального письма через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении. Такой метод гарантирует получение письма адресатом, как и еще один классический метод, по сию пору не утративший актуальности: передача сообщения через факс.

Если хватает возможностей бесплатных инструментов, их можно использовать постоянно

Появляется всё больше сервисов и программ, которые упрощают жизнь маркетологу. При этом обычно они запрашивают данные банковской карты, чтобы пользователь подобрал оптимальный платный тариф. Хотя часто выбранный платный сервис может и не подходить бизнесу или не выполнять обещанных функций.

Поэтому логично попробовать сначала бесплатный вариант. А если речь идёт о небольших объёмах работы — например, со списками до 100 адресов, то с ними в принципе прекрасно справляются бесплатные сервисы. И нет необходимости переходить на платный тариф.

Подбирать оптимальный вариант стоит в соответствии с объёмом контактной базы и приблизительным количеством ежедневно рассылаемых писем.

Главный плюс бесплатных сервисов озвучен в их названии ― это возможность запустить рассылку без финансовых вложений. Тогда как главный минус ― в наличии ограничений по количеству отправленных писем или адресов.

Важно, чтобы сервис мог:

• рассылать письма всем получателям одновременно. Автоматизация экономит время и позволяет тщательнее сосредоточится на персонализации месседжей;
• исключать фейковые и устаревшие адреса. Рассылка по сомнительным адресам интерпретируется почтовыми сервисами как спам, в результате чего отправитель может получить высокий спам-рейтинг и попасть в чёрный список;
• одинаково эффективно работать на разных устройствах;
• предоставить шаблоны писем со множеством переменных для глубокой персонализации общения с лидами.

Бонусом будет наличие конструктора писем, интеграция с Google Analytics и техническая поддержка.

Обращаем внимание, что полностью бесплатные сервисы — большая редкость. Обычно крупные сервисы предлагают разные тарифные планы, среди которых есть бесплатный

Как вставить HTML в письмо

Рассмотрим теперь несколько другую задачу. Чтобы вставить код HTML в электронное письмо, например, gmail используя, как в приведенном ниже примере браузер Google Chrome, следует:

• нажать на кнопку «F12» или выбрать соответствующую последовательность команд в меню;
• в открывшемся окне с кодом текущей страницы клиента gmail найти то место, куда должно быть вставлено HTML-письмо, сделать правый клик и выбрать «Edit as HTML».
• вставить скопированный HTML код;
• нажать комбинацию двух клавиш «Ctrl» и «Enter».

Для той же цели можно скачать простую в использовнии программу Mozilla thunderbird. С ее помощью можно создать письмо, а потом сначала выбрать пункт «Вставить», а затем «HTML», и вставить туда код своей рассылки.

Шаг 5. Тема оформления и сниппеты

Следующее что нам предстояло — сделать тему оформления (почти как шаблон сайта, но для почтовых сообщений), которая будет использоваться для рассылок и служебных сообщений.

Поделюсь секретом: желательно вынести (или продублировать) CSS-стили рассылки в файл styles.css внутри темы оформления. Это позволит подключать данные стили в редакторе выпуска рассылки и видеть сообщения в правильном оформлении.

Вот так выглядит редактирование по умолчанию:

А вот так с подключенными стилями (нужно в редакторе выбрать вашу тему оформления):

Кроме самой темы оформления, мы подготовили десяток сниппетов (кнопки и другие блоки со сложной версткой) для наших маркетологов.